I følge Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene § 4 er det kun relevante og nødvendige opplysninger som skal registreres i tilknytning til den enkelte sak. Dette er i tråd med personopplysningsloven med forskrifter og har som mål å beskytte personvernet til klienten(e). Journalen skal gi riktige og tilstrekkelige opplysninger om klienten eller klientenheten, forhold av betydning for den hjelp klienten/klientenheten trenger og den behandling som gis.
Hva skal journalen inneholde? Journalen skal inneholde en rekke opplysninger om klienten/klientenheten, inkludert navn på den som henvender seg til kontoret, navn på den/de som møter til samtale, fødselsdato, kjønn, sivilstand, barn, adresse/bostedskommune, telefon, ev. henvisende instans/anbefalt av, hva det søkes hjelp for og tidspunkt for samtale(r). Videre skal journalen inneholde opplysninger om andre personer som har deltatt i behandlingssamtaler, inkludert navn, kjønn, relasjon til klienten(e) og tidspunkt for samtale(r). Til slutt skal journalen inneholde opplysninger om behandlingen mv., inkludert beskrivelse av problemet, opplysninger om behandlingstiltak (type, varighet mv.), navn på eventuelle samarbeidsinstanser, eventuelle opplysninger gitt til andre instanser og opplysninger om sakens avslutning.
Opplysninger om personer som ikke har møtt til behandling, skal slettes senest etter 1 måned. Dette er for å beskytte personvernet til personer som ikke ønsker å delta i behandlingen eller har trukket seg fra behandlingen.
Det er viktig å understreke at journalen kun skal inneholde relevante og nødvendige opplysninger. Det vil si at opplysninger som ikke er relevant for behandlingen, ikke skal registreres. Videre er det viktig å sørge for at journalen er oppdatert og at opplysningene som registreres er korrekte. Dette er avgjørende for å kunne gi god hjelp og behandling til klienten(e).