Arbeidsdokumenter i familievernet: Hva du trenger å vite om journalføring og oppbevaringstid

Arbeidsdokumenter i familievernet: Hva du trenger å vite om journalføring og oppbevaringstid

Familievernkontorene spiller en viktig rolle i å hjelpe familier med å løse konflikter og utfordringer. En viktig del av denne prosessen er å dokumentere samtaler og andre former for kommunikasjon mellom klienten og behandleren. Dette gjøres gjennom føring av klientjournal og meklingsprotokoll, som reguleres av forskrift 15. desember 2017 nr. 2105.

§ 5 i denne forskriften omhandler arbeidsdokumenter, som er en viktig del av dokumentasjonsprosessen. Arbeidsdokumenter kan være lyd- eller videobånd fra terapisituasjoner, visuelle illustrasjoner som flip-over-ark eller klientens egne tegninger og notater. Disse dokumentene kan gi verdifull innsikt i klientens situasjon og hjelpe behandleren med å utvikle en effektiv behandlingsplan.

Det er imidlertid viktig å være klar over at slike dokumenter krever samtykke fra klienten før de kan brukes som en del av journalen. Dette er en viktig etisk og juridisk beskyttelse for klienten, og det er behandlerens ansvar å sikre at samtykke blir gitt før opptak eller annen dokumentasjon blir gjort.

Videre er det viktig å merke seg at arbeidsdokumenter som ikke inngår i journalen, må håndteres i samsvar med bestemmelsene i kapittel II i forskriften om offentlige arkiv. Dokumentene bør dateres, nummereres, signeres og knyttes opp mot klientjournalen. Disse dokumentene bør slettes når klientkontakten avsluttes og senest en måned etter siste kontakt.

Men hva med dokumenter som kan være nyttige for undervisning eller forskning? I slike tilfeller kan det avtales lengre oppbevaringstid, men dette krever klientens samtykke. Det er også viktig å regulere i hvilke sammenhenger materialet kan brukes og tidfeste når materialet skal slettes.

Regler for klientjournal på familievernkontoret

Regler for klientjournal på familievernkontoret

Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene er en forskrift som regulerer journalføring og protokollføring ved familievernkontorene. Denne forskriften er utarbeidet for å sikre at opplysninger om klienter blir behandlet på en forsvarlig måte og for å sikre klienters rettigheter.

Regler for klientjournal på familievernkontoret er regulert i §2 og §3.

§ 2 i forskriften pålegger ansvarlig behandler ved familievernkontoret å informere klienten(e) om at det blir ført journal og om at journalopplysninger kan bli nyttet til statistiske formål, jf. § 6. Dette er en viktig bestemmelse som sikrer at klienten(e) er klar over at det blir ført journal over deres behandling ved familievernkontoret. Det er viktig å understreke at dette gjelder både manuell og elektronisk journalføring.

§ 3 i forskriften regulerer føring og arkivering av journalen ved familievernkontoret. Det er en plikt å føre journal over hver klientenhet, som defineres som par, familier og enkeltklienter. Det skal opprettes ny journal for samme klientenhet når det tas ny kontakt med kontoret mer enn 6 måneder etter siste kontakt. Det skal også opprettes ny journal når det tas kontakt innen 6 måneder etter forrige kontakt og det i hovedsak er en ny problemstilling som presenteres for kontoret.

Det er viktig å understreke at helsepersonell som fører journal etter denne bestemmelsen, ikke plikter å føre journal for den enkelte klienten etter lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. § 39. Dette betyr at helsepersonell ikke trenger å føre journal på nytt for samme klient hvis de allerede har ført journal etter denne forskriften.

Journalen skal føres fortløpende, dokumentene skal nummereres og enhver innføring dateres. Det skal også gå klart frem hvem som fører journalen. Dette er for å sikre at journalen er lett å følge og at det ikke er noen tvil om hvem som har ført inn opplysningene.

Det er også viktig å påpeke at korrespondanse i forbindelse med klientsaker skal føres i postjournalen. Dette gjelder også elektronisk korrespondanse, og det er viktig å sikre at all korrespondanse er tilgjengelig for å sikre en god behandling av saken.

 

Les mer om temaet:

  1. https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1999-11-22-1158 – Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene
  2. https://www.bufdir.no/familie/familievernkontorene/ – Informasjon om familievernkontorene og deres arbeid, inkludert journalføring.
  3. https://www.datatilsynet.no/regelverk-og-verktoy/lover-og-regler/personopplysningsloven/journalforing/ – Informasjon fra Datatilsynet om journalføring og personvern, inkludert relevant lovverk og veiledning.