Er det nødvendig å føre protokoll under mekling?
Forskriften om mekling etter ekteskapsloven og barneloven legger ned klare retningslinjer for hvordan meklere skal dokumentere og arkivere viktig informasjon. Protokollføring er en viktig del av denne prosessen, men hva kreves egentlig, og hvorfor er det så viktig? Dette blogginnlegget vil utforske forskriftens bestemmelser om protokollføring og dens betydning i meklingsprosessen.
Hva sier forskriften?
Ifølge FOR-2006-12-18-1478-§9 er det et krav at meklere skal føre en egen protokoll for innkomne begjæringer om mekling. Denne protokollen skal inneholde viktige opplysninger, inkludert foreldrenes personalia, tidspunkter for begjæringer og møter, utstedelse av meklingsattester, samt når saken er avsluttet. Dersom begge foreldrene ikke møter, skal også informasjon om innkallingen noteres.
Det er også et klart pålegg om at meklingsprotokollen skal kasseres etter tre år.
Plikt og rettigheter
Forskriften slår fast at alle meklere, uten unntak, skal føre protokoll i henhold til bestemmelsene. Foreldre har også rett til innsyn i protokollen, i tråd med forvaltningsloven. Meklere skal imidlertid ikke gi bekreftelser på forhold som ikke allerede fremgår av protokollen eller en kopi av meklingsattesten.
Protokollføring i familievernet
For meklere i familievernet gjelder spesielle regler i tillegg til de generelle bestemmelsene. Disse reglene omfatter føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene i henhold til journalforskriften.
Det er viktig å merke seg at protokollen kan føres enten manuelt eller elektronisk, men elektronisk førte protokoller må sikres gjennom godkjente backup- og lagringssystemer. Originalprotokoller skal være papirbaserte, med mindre det benyttes godkjente lagringsmedier.
Plikt til å informere og arkivering
Meklere i familievernet har en plikt til å informere foreldrene om at opplysninger registreres og kan bli brukt til statistiske formål, i samsvar med journalforskriften. Regler om meklingsarkiv, oppbevaring og kassasjon av meklingsprotokoller følger av journalforskriften kapittel 3 og 4.
Eksterne meklere
For eksterne meklere er det mindre detaljerte regler for protokollføring, med mindre kontrakten med Bufetat spesifikt henviser til journalforskriftens bestemmelser. Uansett må eksterne meklere ha systemer for lagring og oppbevaring som ivaretar personvern og datasikkerhet.