Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene er en forskrift som regulerer journalføring og protokollføring ved familievernkontorene. Denne forskriften er utarbeidet for å sikre at opplysninger om klienter blir behandlet på en forsvarlig måte og for å sikre klienters rettigheter.
Regler for klientjournal på familievernkontoret er regulert i §2 og §3.
§ 2 i forskriften pålegger ansvarlig behandler ved familievernkontoret å informere klienten(e) om at det blir ført journal og om at journalopplysninger kan bli nyttet til statistiske formål, jf. § 6. Dette er en viktig bestemmelse som sikrer at klienten(e) er klar over at det blir ført journal over deres behandling ved familievernkontoret. Det er viktig å understreke at dette gjelder både manuell og elektronisk journalføring.
§ 3 i forskriften regulerer føring og arkivering av journalen ved familievernkontoret. Det er en plikt å føre journal over hver klientenhet, som defineres som par, familier og enkeltklienter. Det skal opprettes ny journal for samme klientenhet når det tas ny kontakt med kontoret mer enn 6 måneder etter siste kontakt. Det skal også opprettes ny journal når det tas kontakt innen 6 måneder etter forrige kontakt og det i hovedsak er en ny problemstilling som presenteres for kontoret.
Det er viktig å understreke at helsepersonell som fører journal etter denne bestemmelsen, ikke plikter å føre journal for den enkelte klienten etter lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. § 39. Dette betyr at helsepersonell ikke trenger å føre journal på nytt for samme klient hvis de allerede har ført journal etter denne forskriften.
Journalen skal føres fortløpende, dokumentene skal nummereres og enhver innføring dateres. Det skal også gå klart frem hvem som fører journalen. Dette er for å sikre at journalen er lett å følge og at det ikke er noen tvil om hvem som har ført inn opplysningene.
Det er også viktig å påpeke at korrespondanse i forbindelse med klientsaker skal føres i postjournalen. Dette gjelder også elektronisk korrespondanse, og det er viktig å sikre at all korrespondanse er tilgjengelig for å sikre en god behandling av saken.
Les mer om temaet:
- https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1999-11-22-1158 – Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene
- https://www.bufdir.no/familie/familievernkontorene/ – Informasjon om familievernkontorene og deres arbeid, inkludert journalføring.
- https://www.datatilsynet.no/regelverk-og-verktoy/lover-og-regler/personopplysningsloven/journalforing/ – Informasjon fra Datatilsynet om journalføring og personvern, inkludert relevant lovverk og veiledning.