Forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven: Protokollføring

mekling, meklingsattest, protokollføring, mekler, forskrift om mekling, barneloven, ekteskapsloven, foreldretvist, rettigheter, protokoll, dokumentasjon, innsyn, personvern, datasikkerhet, familievernet, Bufetat, klientjournal, meklingsarkiv, oppbevaring, statistiske formål, journalforskrift, eksterne meklere, kontrakt, rettferdighet, foreldre, barn, meklingsprosess, avsluttede saker, registrering, informasjon, Advokater i Mosjøen, Advokathuset Wulff, Advokatfirmaet Helgeland, advokater i Vefsn, advokater i Mosjøen sentrum, oversikt over advokater i Mosjøen,

Er det nødvendig å føre protokoll under mekling?

Forskriften om mekling etter ekteskapsloven og barneloven legger ned klare retningslinjer for hvordan meklere skal dokumentere og arkivere viktig informasjon. Protokollføring er en viktig del av denne prosessen, men hva kreves egentlig, og hvorfor er det så viktig? Dette blogginnlegget vil utforske forskriftens bestemmelser om protokollføring og dens betydning i meklingsprosessen.

Hva sier forskriften?

Ifølge FOR-2006-12-18-1478-§9 er det et krav at meklere skal føre en egen protokoll for innkomne begjæringer om mekling. Denne protokollen skal inneholde viktige opplysninger, inkludert foreldrenes personalia, tidspunkter for begjæringer og møter, utstedelse av meklingsattester, samt når saken er avsluttet. Dersom begge foreldrene ikke møter, skal også informasjon om innkallingen noteres.

Det er også et klart pålegg om at meklingsprotokollen skal kasseres etter tre år.

Plikt og rettigheter

Forskriften slår fast at alle meklere, uten unntak, skal føre protokoll i henhold til bestemmelsene. Foreldre har også rett til innsyn i protokollen, i tråd med forvaltningsloven. Meklere skal imidlertid ikke gi bekreftelser på forhold som ikke allerede fremgår av protokollen eller en kopi av meklingsattesten.

Protokollføring i familievernet

For meklere i familievernet gjelder spesielle regler i tillegg til de generelle bestemmelsene. Disse reglene omfatter føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene i henhold til journalforskriften.

Det er viktig å merke seg at protokollen kan føres enten manuelt eller elektronisk, men elektronisk førte protokoller må sikres gjennom godkjente backup- og lagringssystemer. Originalprotokoller skal være papirbaserte, med mindre det benyttes godkjente lagringsmedier.

Plikt til å informere og arkivering

Meklere i familievernet har en plikt til å informere foreldrene om at opplysninger registreres og kan bli brukt til statistiske formål, i samsvar med journalforskriften. Regler om meklingsarkiv, oppbevaring og kassasjon av meklingsprotokoller følger av journalforskriften kapittel 3 og 4.

Eksterne meklere

For eksterne meklere er det mindre detaljerte regler for protokollføring, med mindre kontrakten med Bufetat spesifikt henviser til journalforskriftens bestemmelser. Uansett må eksterne meklere ha systemer for lagring og oppbevaring som ivaretar personvern og datasikkerhet.

Viktigheten av Protokollføring i Meklingssaker

mekling, protokollføring, meklingsattest, begjæring om mekling, foreldres personalia, møtetidspunkt, avslutning av saken, ikke-møtende foreldre, innkalling, innsynsrett, informasjonsplikt, meklingsprotokoll, kassasjon, elektronisk protokoll, papirbasert protokoll, familievernet, klientjournal, journalforskriften, oppbevaring av dokumenter, korrespondanse, personvern, datasikkerhet, eksterne meklere, Bufetat, kontorrutiner, statistiske formål, forsvarlig dokumentasjon, sensitive opplysninger, konfidensialitet, meklingsprosessen

I henhold til Forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven § 9 er det pålagt meklere å føre en nøye protokoll over alle begjæringer om mekling. Denne protokollen skal inneholde viktige opplysninger som foreldrenes personalia, hvem som har begjært mekling, dato for begjæringens innsendelse, dato for avholdte møter, utstedelse av meklingsattest og dato for avslutning av saken. I tilfelle bare én av foreldrene møter, skal også informasjon om innkallingens tidspunkt og metode noteres.

Det er verdt å merke seg at meklingsprotokollen skal oppbevares i tre år, hvoretter den skal kasseres. Dette bidrar til å sikre at sensitive opplysninger håndteres på en forsvarlig måte og at dokumentasjonen er tilgjengelig i en rimelig tidsperiode.

Retten til Innsyn og Informasjon

Alle meklere er forpliktet til å føre protokoll i samsvar med forskriftens bestemmelser. Foreldrene har også rett til å få utskrift av protokollen hvis de ber om det, i henhold til forvaltningsloven § 13a nr. 1. Det er imidlertid viktig å merke seg at mekleren ikke skal gi bekreftelse på informasjon angående meklingen som ikke allerede er inkludert i protokollen eller kopi av meklingsattesten.

Protokollføring i Familievernkontoret

For meklere ansatt ved familievernet gjelder også reglene i forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene mv. (journalforskriften). Dette sikrer ytterligere strukturert og nøye dokumentasjon i familievernets meklingssaker.

Riktig Føring av Protokoll

Protokollen kan føres manuelt eller elektronisk, avhengig av meklerens preferanser og metoder. Ved elektronisk protokollføring skal det benyttes godkjente backup- og lagringssystemer for å sikre at dataene er trygge. Hvis godkjente lagringsmedier ikke benyttes, skal protokollen være papirbasert for å bevare originalen.

Det er også viktig å føre protokollen på en måte som sikrer rask tilgang til informasjon og en hensiktsmessig organisering av opplysningene.

Plikt til Informasjon

Meklere ved familievernet har en plikt til å informere foreldrene om at opplysningene deres blir registrert og kan bli brukt til statistiske formål, i samsvar med journalforskriften § 11.

Meklingsarkiv, Oppbevaring og Kassasjon

Regler angående meklingsarkiv, oppbevaring og kassasjon av meklingsprotokoller er definert i journalforskriften kapittel 3 og 4. Meklingsarkivet omfatter meklingsprotokoller, meklingsattester og korrespondanse relatert til hver meklingssak.

Meklingsprotokollene og meklingsattestene skal oppbevares i tre år etter at meklingen er avsluttet, før de blir kassert. Både elektroniske og papirbaserte meklingsarkiver må behandles i samsvar med disse retningslinjene.

All korrespondanse knyttet til mekling skal føres i postjournalen. Dette inkluderer e-poster og brev som er relevante for meklerens prosessledelse. Slik korrespondanse skal fysisk oppbevares sammen med meklingsarkivet.

Arbeidsnotater og andre dokumenter skal slettes av mekleren ved sakens avslutning for å ivareta personvernet og konfidensialiteten.

Protokollføring for Eksterne Meklere

For eksterne meklere er det ingen ytterligere spesifikke regler angående protokollføring, med mindre det er fastsatt i kontrakten med Bufetat at journalforskriftens regler for protokollføring skal gjelde.

Uansett må eksterne meklere ha et system for lagring og oppbevaring av protokoller som ivaretar personvern og datasikkerhet. Videre må de ha på plass forsvarlige kontorrutiner som gjør det mulig å finne informasjon om innkallingstidspunkt og -metode når en eller begge parter ikke møter til mekling. Det er også hensiktsmessig å notere hvilken bestemmelse meklingen begjæres i henhold til.

Protokollføring er en avgjørende del av meklingsprosessen. Det sikrer at viktig informasjon blir dokumentert nøyaktig, oppbevart forsvarlig og er tilgjengelig for relevante parter. Ved å overholde forskriftens bestemmelser angående protokollføring, kan meklere bidra til en trygg og pålitelig meklingsprosess for alle involverte parter.

Arbeidsdokumenter i familievernet: Hva du trenger å vite om journalføring og oppbevaringstid

Arbeidsdokumenter i familievernet: Hva du trenger å vite om journalføring og oppbevaringstid

Familievernkontorene spiller en viktig rolle i å hjelpe familier med å løse konflikter og utfordringer. En viktig del av denne prosessen er å dokumentere samtaler og andre former for kommunikasjon mellom klienten og behandleren. Dette gjøres gjennom føring av klientjournal og meklingsprotokoll, som reguleres av forskrift 15. desember 2017 nr. 2105.

§ 5 i denne forskriften omhandler arbeidsdokumenter, som er en viktig del av dokumentasjonsprosessen. Arbeidsdokumenter kan være lyd- eller videobånd fra terapisituasjoner, visuelle illustrasjoner som flip-over-ark eller klientens egne tegninger og notater. Disse dokumentene kan gi verdifull innsikt i klientens situasjon og hjelpe behandleren med å utvikle en effektiv behandlingsplan.

Det er imidlertid viktig å være klar over at slike dokumenter krever samtykke fra klienten før de kan brukes som en del av journalen. Dette er en viktig etisk og juridisk beskyttelse for klienten, og det er behandlerens ansvar å sikre at samtykke blir gitt før opptak eller annen dokumentasjon blir gjort.

Videre er det viktig å merke seg at arbeidsdokumenter som ikke inngår i journalen, må håndteres i samsvar med bestemmelsene i kapittel II i forskriften om offentlige arkiv. Dokumentene bør dateres, nummereres, signeres og knyttes opp mot klientjournalen. Disse dokumentene bør slettes når klientkontakten avsluttes og senest en måned etter siste kontakt.

Men hva med dokumenter som kan være nyttige for undervisning eller forskning? I slike tilfeller kan det avtales lengre oppbevaringstid, men dette krever klientens samtykke. Det er også viktig å regulere i hvilke sammenhenger materialet kan brukes og tidfeste når materialet skal slettes.

Regler for klientjournal på familievernkontoret

Regler for klientjournal på familievernkontoret

Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene er en forskrift som regulerer journalføring og protokollføring ved familievernkontorene. Denne forskriften er utarbeidet for å sikre at opplysninger om klienter blir behandlet på en forsvarlig måte og for å sikre klienters rettigheter.

Regler for klientjournal på familievernkontoret er regulert i §2 og §3.

§ 2 i forskriften pålegger ansvarlig behandler ved familievernkontoret å informere klienten(e) om at det blir ført journal og om at journalopplysninger kan bli nyttet til statistiske formål, jf. § 6. Dette er en viktig bestemmelse som sikrer at klienten(e) er klar over at det blir ført journal over deres behandling ved familievernkontoret. Det er viktig å understreke at dette gjelder både manuell og elektronisk journalføring.

§ 3 i forskriften regulerer føring og arkivering av journalen ved familievernkontoret. Det er en plikt å føre journal over hver klientenhet, som defineres som par, familier og enkeltklienter. Det skal opprettes ny journal for samme klientenhet når det tas ny kontakt med kontoret mer enn 6 måneder etter siste kontakt. Det skal også opprettes ny journal når det tas kontakt innen 6 måneder etter forrige kontakt og det i hovedsak er en ny problemstilling som presenteres for kontoret.

Det er viktig å understreke at helsepersonell som fører journal etter denne bestemmelsen, ikke plikter å føre journal for den enkelte klienten etter lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. § 39. Dette betyr at helsepersonell ikke trenger å føre journal på nytt for samme klient hvis de allerede har ført journal etter denne forskriften.

Journalen skal føres fortløpende, dokumentene skal nummereres og enhver innføring dateres. Det skal også gå klart frem hvem som fører journalen. Dette er for å sikre at journalen er lett å følge og at det ikke er noen tvil om hvem som har ført inn opplysningene.

Det er også viktig å påpeke at korrespondanse i forbindelse med klientsaker skal føres i postjournalen. Dette gjelder også elektronisk korrespondanse, og det er viktig å sikre at all korrespondanse er tilgjengelig for å sikre en god behandling av saken.

 

Les mer om temaet:

  1. https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1999-11-22-1158 – Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene
  2. https://www.bufdir.no/familie/familievernkontorene/ – Informasjon om familievernkontorene og deres arbeid, inkludert journalføring.
  3. https://www.datatilsynet.no/regelverk-og-verktoy/lover-og-regler/personopplysningsloven/journalforing/ – Informasjon fra Datatilsynet om journalføring og personvern, inkludert relevant lovverk og veiledning.