Informasjonen som skal nedtegnes av familievernkontoret følger av Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene mv §4 og §5
§ 4. Journalens innhold
Det er bare relevante og nødvendige opplysninger som skal registreres i tilknytning til den enkelte sak, jf. personopplysningsloven med forskrifter. Journalen skal gi riktige og tilstrekkelige opplysninger om klienten eller klientenheten, forhold av betydning for den hjelp klienten/klientenheten trenger og den behandling som gis.
Journal skal inneholde følgende opplysninger om klienten/klientenheten:
| – |
navn på den som henvender seg til kontoret |
| – |
navn på den/de som møter til samtale |
| – |
ev. henvisende instans/anbefalt av |
| – |
hva det søkes hjelp for |
| – |
tidspunkt for samtale(r). |
Journal skal inneholde følgende opplysninger om andre personer som har deltatt i behandlingssamtaler:
| – |
relasjon til klienten(e) |
| – |
tidspunkt for samtale(r). |
Journal skal inneholde følgende opplysninger om behandlingen mv.:
| – |
beskrivelse av problemet |
| – |
opplysninger om behandlingstiltak; type, varighet mv. |
| – |
navn på eventuelle samarbeidsinstanser |
| – |
eventuelle opplysninger gitt til andre instanser |
| – |
opplysninger om sakens avslutning. |
Opplysninger om personer som ikke har møtt til behandling, skal slettes senest etter 1 måned.
§ 5. Arbeidsdokumenter
Ansvarlig behandler skal særskilt vurdere hvorvidt arbeidsdokumenter skal inngå som del av journal.
Arbeidsdokumenter i familievernet kan være lydbånd fra samtale, videobånd fra terapisituasjon, visuell illustrasjon i form av «flip-over»-ark, klientenes egne tegninger, notater mv. Lydbånd- og videopptak krever samtykke fra klienten/klientene. Arbeidsdokumenter som ikke inngår i journal, skal sikres i samsvar med bestemmelsene i kap. II i forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlige arkiv. Dokumentene bør dateres, nummereres, signeres og knyttes opp mot klientjournalen. Disse slettes når klientkontakten avsluttes og senest 1 måned etter siste kontakt.
Til spesielle formål som undervisning og forskning kan det avtales lengre oppbevaringstid. Dette krever klienten(e)s samtykke. En avtale om utvidet bruk må regulere i hvilke sammenhenger materialet kan brukes og tidfeste når materialet skal slettes.