oppbevaring av dokumenter

Oppbevaring av sakkyndige dokumenter etter og fremlegging av rapport for domstol?

av
barns rettigheter, FNs barnekonvensjon, barneloven, barns medvirkning, barns innflytelse, barns stemme, rett til å bli hørt, midlertidige avgjørelser, barn i rettssaker, barns rettssikkerhet, barnekonvensjonen i norsk rett, barn i foreldretvister, barns beste, barns rett til deltakelse, barns synspunkter, barn i juridiske prosesser, barn i rettssystemet, barns interesser, barnerettigheter i Norge, barnelovens tolkning, rettigheter for barn, barn og lovverk, barn i konflikt, barns deltakelse i rettssaker, barns rolle i juridiske avgjørelser, barn og rettsvesenet, barn og midlertidige beslutninger, barn og rask saksbehandling, barn og hensyn til tid, barn i rettferdighetssystemet.

Oppbevaring av dokumenter er en kritisk del av den sakkyndige prosessen, spesielt i saker etter barneloven. Taushetsplikten innebærer en plikt til å oppbevare opplysningene på en slik måte at ingen andre får kjennskap til dem. Dette inkluderer dokumenter, bilder, film og lydopptak som den sakkyndige mottar eller produserer i forbindelse med arbeidet. Her vil vi utforske viktige aspekter ved oppbevaring av dokumenter i saker etter barneloven.

Forsvarlig oppbevaring

Det er avgjørende at den sakkyndige oppbevarer dokumentene forsvarlig for å beskytte personvernet og taushetsplikten til de involverte parter. Dokumentene må være utilgjengelige for uvedkommende, og den sakkyndige må ta alle nødvendige forholdsregler for å sikre dette.

Tidsbegrensning

En viktig regel å huske er at den sakkyndige ikke skal oppbevare dokumentene i saken etter at oppdraget er avsluttet. Dette inkluderer også dokumenter som den sakkyndige har utarbeidet. Dokumentene kan kun oppbevares så lenge det er nødvendig for senere arbeid eller vitnemål i saken. Når oppdraget er avsluttet, må alle dokumentene makuleres, og digitale dokumenter må slettes.

Framlegging av arbeidet i domstolen

Dersom en sakkyndig er oppnevnt av domstolen, har vedkommende plikt til å møte for å avgi forklaring i rettsmøte. Dette er regulert i tvisteloven § 25-5. I tillegg kan en sakkyndig som er engasjert av en privat part bli innkalt som sakkyndig vitne, jf. tvisteloven § 25-6.

Det er vanlig at den rettsoppnevnte sakkyndige følger hovedforhandlingen frem til prosedyrene for å få et bedre grunnlag for sine vurderinger. Domstolen vil vurdere om dette er hensiktsmessig. I retten kan den sakkyndige stille spørsmål til parter, vitner og andre sakkyndige når det er nødvendig for å utføre sakkyndigoppdraget.

Muntlig forklaring

Under den muntlige framstillingen i retten er det viktig å behandle partene respektfullt. Partene bør ikke overraskes av ny informasjon i muntlig form i etterkant av den skriftlige rapporten. Den sakkyndige skal være forberedt og ha med seg dokumenter og andre bevis hvis retten ber om å få dette framlagt.

Kvalitetsvurdering av rapporter

Retten kan kvalitetsvurdere rapportene ved å stille kritiske spørsmål til den sakkyndige om hvordan vedkommende har innhentet og selektert informasjon, hvilke opplysninger den sakkyndige har lagt til grunn for sine slutninger, om alternative hypoteser er vurdert, og om den sakkyndige har stilt relevante spørsmål til partene.

Viktigheten av Protokollføring i Meklingssaker

av
mekling, protokollføring, meklingsattest, begjæring om mekling, foreldres personalia, møtetidspunkt, avslutning av saken, ikke-møtende foreldre, innkalling, innsynsrett, informasjonsplikt, meklingsprotokoll, kassasjon, elektronisk protokoll, papirbasert protokoll, familievernet, klientjournal, journalforskriften, oppbevaring av dokumenter, korrespondanse, personvern, datasikkerhet, eksterne meklere, Bufetat, kontorrutiner, statistiske formål, forsvarlig dokumentasjon, sensitive opplysninger, konfidensialitet, meklingsprosessen

I henhold til Forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven § 9 er det pålagt meklere å føre en nøye protokoll over alle begjæringer om mekling. Denne protokollen skal inneholde viktige opplysninger som foreldrenes personalia, hvem som har begjært mekling, dato for begjæringens innsendelse, dato for avholdte møter, utstedelse av meklingsattest og dato for avslutning av saken. I tilfelle bare én av foreldrene møter, skal også informasjon om innkallingens tidspunkt og metode noteres.

Det er verdt å merke seg at meklingsprotokollen skal oppbevares i tre år, hvoretter den skal kasseres. Dette bidrar til å sikre at sensitive opplysninger håndteres på en forsvarlig måte og at dokumentasjonen er tilgjengelig i en rimelig tidsperiode.

Retten til Innsyn og Informasjon

Alle meklere er forpliktet til å føre protokoll i samsvar med forskriftens bestemmelser. Foreldrene har også rett til å få utskrift av protokollen hvis de ber om det, i henhold til forvaltningsloven § 13a nr. 1. Det er imidlertid viktig å merke seg at mekleren ikke skal gi bekreftelse på informasjon angående meklingen som ikke allerede er inkludert i protokollen eller kopi av meklingsattesten.

Protokollføring i Familievernkontoret

For meklere ansatt ved familievernet gjelder også reglene i forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene mv. (journalforskriften). Dette sikrer ytterligere strukturert og nøye dokumentasjon i familievernets meklingssaker.

Riktig Føring av Protokoll

Protokollen kan føres manuelt eller elektronisk, avhengig av meklerens preferanser og metoder. Ved elektronisk protokollføring skal det benyttes godkjente backup- og lagringssystemer for å sikre at dataene er trygge. Hvis godkjente lagringsmedier ikke benyttes, skal protokollen være papirbasert for å bevare originalen.

Det er også viktig å føre protokollen på en måte som sikrer rask tilgang til informasjon og en hensiktsmessig organisering av opplysningene.

Plikt til Informasjon

Meklere ved familievernet har en plikt til å informere foreldrene om at opplysningene deres blir registrert og kan bli brukt til statistiske formål, i samsvar med journalforskriften § 11.

Meklingsarkiv, Oppbevaring og Kassasjon

Regler angående meklingsarkiv, oppbevaring og kassasjon av meklingsprotokoller er definert i journalforskriften kapittel 3 og 4. Meklingsarkivet omfatter meklingsprotokoller, meklingsattester og korrespondanse relatert til hver meklingssak.

Meklingsprotokollene og meklingsattestene skal oppbevares i tre år etter at meklingen er avsluttet, før de blir kassert. Både elektroniske og papirbaserte meklingsarkiver må behandles i samsvar med disse retningslinjene.

All korrespondanse knyttet til mekling skal føres i postjournalen. Dette inkluderer e-poster og brev som er relevante for meklerens prosessledelse. Slik korrespondanse skal fysisk oppbevares sammen med meklingsarkivet.

Arbeidsnotater og andre dokumenter skal slettes av mekleren ved sakens avslutning for å ivareta personvernet og konfidensialiteten.

Protokollføring for Eksterne Meklere

For eksterne meklere er det ingen ytterligere spesifikke regler angående protokollføring, med mindre det er fastsatt i kontrakten med Bufetat at journalforskriftens regler for protokollføring skal gjelde.

Uansett må eksterne meklere ha et system for lagring og oppbevaring av protokoller som ivaretar personvern og datasikkerhet. Videre må de ha på plass forsvarlige kontorrutiner som gjør det mulig å finne informasjon om innkallingstidspunkt og -metode når en eller begge parter ikke møter til mekling. Det er også hensiktsmessig å notere hvilken bestemmelse meklingen begjæres i henhold til.

Protokollføring er en avgjørende del av meklingsprosessen. Det sikrer at viktig informasjon blir dokumentert nøyaktig, oppbevart forsvarlig og er tilgjengelig for relevante parter. Ved å overholde forskriftens bestemmelser angående protokollføring, kan meklere bidra til en trygg og pålitelig meklingsprosess for alle involverte parter.