I arbeidet med saker som involverer tilsynssamvær mellom barn og samværsforeldre, er journalføring og registrering av opplysninger en avgjørende del av saksbehandlingen. Denne prosessen bidrar til å sikre sporbarhet, dokumentasjon og en ryddig håndtering av viktige saksdokumenter. I dette innlegget skal vi utforske betydningen av effektiv journalføring og hvordan ansvarlig myndighet håndterer denne prosessen i samsvar med relevant lovverk.
Ansvarlig myndighet har en plikt til å oppbevare saksdokumenter i tråd med offentlighetsloven og arkivloven, samt tilhørende forskrifter. Dette sikrer at sakens dokumentasjon er tilgjengelig og kan hentes frem ved behov, samtidig som det ivaretar prinsippene om innsyn og vern av sensitive opplysninger.
Journalføring for tilsynssaker
I tilsynssaker knyttet til samværsforelder, skal det føres en egen journal. Selv om det kan være flere pålegg fra retten knyttet til samme samværssak, blir dette behandlet som én og samme sak. Dette sikrer en konsistent og oversiktlig dokumentasjonsprosess.
Nødvendigeopplysninger for journalføring og registrering
Ansvarlig myndighet har et klart ansvar for å innhente og registrere følgende opplysninger i hver enkelt sak:
- Rettens pålegg, inkludert hele avgjørelsen.
- Navn på samværsforelder og barnet/barna involvert.
- Kommunal barneverntjeneste/Bufetats beslutning om oppnevning.
- Navn på tilsynsperson.
- Vandelsattest for tilsynsfører.
- Avtale med tilsynsperson.
- Nødvendige dokumenter for utbetaling av godtgjøring.
- Antall gjennomførte tilsyn i saken.
- Antall timer brukt til administrative oppgaver.
- Andre relevante opplysninger, for eksempel manglende gjennomføring av samvær.
- Rapporter fra gjennomførte tilsynssamvær.
- Utbetalingskrav fra tilsynsperson.
Disse opplysningene utgjør et omfattende grunnlag for å sikre at tilsynssamværet blir utført i samsvar med påleggene og at tilsynspersonen blir kompensert i henhold til avtalen.
Arkivering og registrering
Barneverntjenestens dokumenter i saker som omhandler tilsynssamvær, blir en naturlig del av barneverntjenestens ordinære arkiv. Det er viktig å påpeke at saker som involverer samvær under tilsyn i henhold til barneloven § 43 a, blir registrert som separate saker. Dette sikrer at relevant informasjon kan identifiseres og håndteres på en effektiv måte.