Dette dokumentasjonsarbeidet gjennomføres av mekler for å sikre en transparent og rettferdig prosess. Protokollen gir en detaljert oversikt over meklingsprosessen, inkludert alle relevante datoer og hendelser, og tjener som et viktig verktøy for både meklere og juridiske myndigheter.
Meklerens ansvar inkluderer å føre en detaljert protokoll for hver meklingssak. Denne protokollen inneholder vital informasjon, som personalia for de involverte foreldrene, detaljer om hvem som initierte meklingen, samt datoer for meklingsmøter og utstedelsen av meklingsattesten. I tilfeller hvor en av foreldrene ikke møter til mekling, dokumenterer protokollen også når og hvordan innkallingen til mekling har funnet sted. Denne omfattende dokumentasjonen er avgjørende for å sikre at meklingsprosessen er rettferdig og i overensstemmelse med gjeldende regelverk.
Protokollen spiller også en nøkkelrolle i evaluering og planlegging av meklingsordningen, samt i statistiske analyser. Dette understreker viktigheten av protokollen ikke bare som et administrativt verktøy, men også som en kilde til innsikt og forbedring av meklingssystemet.
I henhold til personopplysningsforskriften i Norge, er behandling av personopplysninger i forbindelse med føring av meklingsprotokoll unntatt fra meldeplikt, så lenge formålet er å kontrollere at mekling har funnet sted, evaluere og planlegge meklingsordningen, eller å utarbeide statistiske analyser. Dette unntaket er avgjørende for å muliggjøre effektiv og konfidensiell håndtering av sensitive personopplysninger i en slik kontekst.
Et annet viktig aspekt av protokollføringen er kravet om kassasjon etter tre år. Dette er i tråd med retningslinjer for personvern og sikrer at sensitive opplysninger ikke oppbevares lenger enn nødvendig. Slik kassasjon er avgjørende for å beskytte privatlivet til de involverte partene og for å opprettholde integriteten i meklingssystemet.